¿Por qué molestarse con una constitución?
Hay varias razones por qué vale la pena en trabajar para hacer una constitución. Si es hecho apropiadamente:
- Refuerza su asociación, por embarcar vacía objetivos
- Lo ayuda a conseguir financiación, mostrando que es un grupo organizado
- Guarda cualquier desacuerdo acerca de cómo la asociación es dirigida, poniendo sus procedimientos en papel
Para nuevas asociaciones y grupos, escribiendo una constitución puede ser una manera útil de conseguir a miembros en trabajar juntos y convenir en cómo las cosas avanzarán.
¿Hay una forma rápida de hacer una constitución?
La respuesta a esta pregunta es ¡no! Sin embargo, vale la pena en realizarla. Aquí unas pocas pautas:
HACER: Mirar ejemplos de constituciones de otras asociaciones o grupos para ver cómo el documento es ordenado, y cosas cuán ciertas pueden ser redactadas.
NO HACER: No se tiente en tomar este aún más y tratar de levantar simplemente la constitución de otro grupo - acaba de causar usted más problemas a largo plazo. Es importante que todos implicaran con el estableciendo del grupo comprende lo que está en la constitución y en por qué está allí.
HACER: Utilice organizaciones gubernamentales de apoyo si usted necesita alguna ayuda.
Cláusulas de la Constitución
A continuación se muestran los títulos que parecen en la mayoría de las constituciones, con una explicación de qué información contiene cada uno. Esto es sólo una guía aunque - sólo usted sabrá si necesitaría cambiar o no los títulos acorde las necesidades de su asociación, empresa o grupo.
Nombre de la organización
Se trata del nombre del grupo, organización o sociedad. Tiene que verificar que este nombre no sea una marca registrada previamente, para evitar cualquier problema legal una vez que la empresa esté en marcha.
Espíritu y/u Objetivos
Esta cláusula también quizás parezca bastante directa, pero vale la pena tomar un poco de tiempo para discutirlo. Usted quizás tenga una idea definida de lo que su asociación o grupo quieren hacer ahora, pero podrían cambiar los objetivos con el tiempo. Una vez que su constitución ha sido aceptada anteriormente por la asociación del grupo, tomará más trabajo para tratar de cambiarlo. Es preferible tomar tiempo de decidir al principio el objetivo u objetivos del grupo, para ahora y en el futuro.
¿Estoy dispuesto a llegar a un acuerdo o arreglo con la otra parte o prefiero una mediación?
Incluso si usted decida que usted tiene los buenos argumentos, no se apresura hacia abajo al palacio de justicia para archivar un pleito. Primero, piensa de maneras de asentarse su disputa fuera de tribunal. Usted puede hablar directamente con su adversario y tratar de negociar un compromiso mutuamente beneficioso. O usted puede emplear a un mediador -- una tercera persona neutral que ayudará usted y su adversario evalúa sus objetivos y las opciones para encontrar una solución que trabaja para todos. También, y especialmente si su contrato lo preve, usted puede poder someterse su disputa al arbitraje obligatorio.
Poderes
Esta sección trata con las funciones específicas relacionadas al grupo como proporcionar servicios o actividades para apoyar el cumplimiento de los objetivos. La cláusula de Poderes también puede resumir la capacidad del grupo a:
- Aumento financiero
- Empleo del personal
- Arrendamiento o compra de propiedad
- Seguros
- Alianzas con otras asociaciones
La mayoría de los grupos tienen una lista completa de poderes dentro de su constitución incluso si ellos no piensen que todos serán necesitados al principio. Es mejor pensar ampliamente antes que tener que añadir elementos en una fecha posterior (ver Enmiendas a la Constitución).
Integrantes
Aquí están alguna de las preguntas que usted necesita que se planteen en esta sección:
- ¿Quién puede ser miembro de la organización o sociedad?
- ¿Qué se debe hacer para obtener la membrecía?
- ¿Cómo será considerada la solicitud de ingreso?
- ¿Puede ser retirada la asociación?
- ¿Permite usted asociación a menor de edad?
Apunte para una declaración clara de quién puede ser miembro de la organización o sociedad, pero trate de no hacerlo demasiado restrictivo. También, la exposición hay un procedimiento claro para personas de llegar a ser miembros, por ejemplo a través de completar un formulario de solicitud o pagar una cuota. Es la práctica, es recomendable de mantener una lista reciente de miembros, así que un formulario es una idea buena.
Considere si es necesario que exista una cláusula que diga que el Comité directivo tiene el derecho de negar una asociación - es posible que haya circunstancias específicas donde lo esté fuera de lugar para un individuo particular llegar a ser un miembro.
Reuniones
Existen diferentes tipos de reuniones:
- Reuniones Generales
Las reuniones generales son para todos los miembros del grupo o sociedad. En asociaciones o grupos muy pequeñas, todas las decisiones pueden ser hechas directamente por miembros que toman parte en reuniones generales. Sin embargo, esto no es siempre un enfoque práctico para hacer las decisiones. La mayoría de los grupos y asociaciones eligen generalmente un comité directivo para manejar la gestión de la sociedad o el grupo.
- Reuniones de Dirección del Comité
Piense con qué frecuencia el grupo deseará que su Comité directivo encuentre y cómo las reuniones serán llamadas (generalmente el Secretario hará esto - más acerca de Portadores de Oficina posteriores). Un quórum debe ser puesto para las Reuniones del Comité directivo - el quórum es el número mínimo de miembros del comité que tienen que estar presente para que las decisiones puedan ser tomadas.
- Reunión General Annual (RGA)
Todas asociaciones deben tener a una reunión general anual. Su constitución debe resumir el negocio en cada RGA, poner un quórum para la reunión e indicar la situación de la empresa a todos los miembros. También se indican cómo las decisiones serán tomadas - es usual indicar que cada miembro tendrá un voto y en caso de un empate, el Gerente General tendrá el voto decisivo.
- Reuniones Generales Extraordinarias (RGE)
Su asociación puede querer incluir provisión en la constitución para una Reunión General Extraordinaria. Esto entra en juego si un número suficiente de miembros se siente que una reunión de todos miembros debe ser llamada a discutir un asunto y el deseo particulares para obligar el Comité directivo para llamar tal reunión. Si esta cláusula es incluida, es importante decir qué proporción de la asociación es requerida para apoyar la llamada para un RGE - quizás tercera parte o una mitad.
Comité Directivo
Elegir un comité directivo es la manera más práctica de tratar con la gestión de su grupo o sociedad. La constitución debiera detallar quién puede ser miembro del comité directivo y cómo cada miembro es seleccionado. Es usual elegir a los miembros del Comité directivo en el RGA. La Constitución detalla un mínimo y un número máximo de miembros del comité de Gestión – hay que pensar en una estructura práctica. Otras cosas para pensar incluye:
- ¿Qué estructura y puestos son necesarios? Un Presidente, el Tesorero y el Secretario son generalmente esenciales
- ¿Necesitará usted cualquier subcomisión ahora o en el futuro?
- ¿Debe limitar la asociación la cantidad de tiempo que alguien puede servir en el comité?
- ¿Puede ser removida asociación del comité directivo? ¿Cuál sería el procedimiento?
Una última cosa acerca del Comité directivo - si usted participa en un nuevo grupo, puede parecer como si pensando de emplear a un miembro del personal está muy lejos (quizá es algo su grupo nunca querrá hacer!). Sin embargo, es una idea buena de incluir una cláusula acerca de asociación del Comité directivo en relación para proveer - es generalmente el caso en asociaciones voluntarias que empleados no son elegibles para la asociación. Si usted piensa que usted quizás quiera solicitar estatus caritativo en el futuro, entonces esto es especialmente pertinente. Hay pautas legales estrictas en relación con la remuneración para Fideicomisarios de Caridad y su asociación necesitaría para poder presentar un caso fuerte a OSCR si usted quiso incluir un empleado en el Comité directivo.
Finanzas
La sección de la Finanza es una parte importante de la constitución. Los donantes potenciales querrán ver que su asociación o el grupo son organizados en función de sus finanzas. La constitución debe mostrar que usted es responsable y tiene procedimientos claros para tratar el dinero.
La Constitución debe contener una declaración general que todo dinero invertido irá hacia la financiación de los objetivos de la asociación. Debe haber cláusulas que relacionan al papel del Tesorero a mantener registros financieros actualizados y hacer informes financieros al resto del comité. La sección de la Finanza también tiene que cubrir:
- Examen Anual de cuentas
- Autorizó a signatarios para la cuenta bancaria de la asociación - un mínimo de dos es requerido, y ellos no deben ser relacionados
Muchas asociaciones escriben en la constitución un requisito para una auditoría llena de las cuentas cada año - esto es innecesario. El examen independiente es fino para asociaciones más pequeñas y será considerablemente menos caro. Si las asociaciones llegan a ser más grandes y toman roles sin fines de lucro o estatus de Compañía, entonces los requisitos de auditoría son puestos para ellos y con carácter mucho más rigurosos.
Modificaciones a la constitución
Una constitución debe ser un documento vivo, y eso significa que puede necesitar modificaciones y para ser actualizado acorde los progresos de la sociedad. Un cambio de la constitución puede ser bastante significativo aunque, así que es usual indicar que por lo menos dos tercios de las necesidades de asociación son necesarios para modificaciones. Normalmente esto sucedería en un general que encuentra específicamente llamado para el propósito de enmendar la constitución, aunque pueda ser tratado también en las reuniones de la sociedad.
Disolución
Puede parecer extraño tener que pensar en cómo dar término a la sociedad antes de que ésta haya comenzado, sin embargo, del punto de vista de los fundadores y de cualquiera que quizás quiera apoyar su trabajo financieramente, es importante saber lo que sucedería con cualquier dinero o activos de la sociedad si ésta va a dejar de existir.
Si la asociación desea llegar a ser una sociedad sin fines de lucro, entonces la constitución necesitaría indicar que cualquier activo pasaría a otra asociación sin fines de lucro con objetivos semejantes.
Un movimiento que propone disolución tendría normalmente que ser apoyado por lo menos dos tercios de la asociación en una reunión específicamente llamado para este fin.
Finalmente...
La constitución debe ser adoptada formalmente. Llame a una reunión de todos los que han participado en el grupo a la fecha, y para dar a todos la oportunidad de hacer cualquier pregunta que ellos pueden tener.
Para adoptar la constitución, necesita de ser firmada y para ser fechada por dos personas actualmente implicadas en el grupo. Idealmente, si un Grupo de Conducción ya ha sido formado con Portadores de Oficina entonces los Portadores de Oficina deben firmar la constitución.
Por último le invitamos a ver nuestros contratos gratuitos y en especial nuestro contrato de Constitución de Sociedad Limitada
